وظيفة سكرتير تنفيذي متاحه براتب مجزي
الجنسيات المطلوبة: عربية.
• المؤهلات لهذه الوظيفة: بكالوريوس.
• ساعات العمل :9 ساعات يوميا
• أيام العمل: 5 ايام اسبوعيا
• الموقع: الرياض
• الراتب: عند المقابلة.
• الوصف الوظيفي: مهام السكرتير التنفيذي معالجة البريد يعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
- استلام البريد اليومي.
- عرض البريد على المدير.
- توجيه البريد وفقاً للاختصاص.
- تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
- تسجيل البريد الصادر.
- حفظ صورة عن البريد الصادر.
- إرسال البريد الصادر.
• معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
- إجراء الاتصالات للمدير.
- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
• إعداد المراسلات
- تحرير المادة المكتوبة.
-طبع المادة المُحررة.
- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.
• تنظيم الاجتماعات
- حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
- تجهيز قاعة الاجتماع.
- استقبال المُشاركين في الاجتماع.
- تدوين الملاحظات في الاجتماع.
- توزيع أوراق الاجتماع.
• تنظيم مواعد المدير
- العام تسجيل بيانات الزوار.
- عرض الأجندة على المدير.
- تجهيز البيانات للمدير.
• ترتيب السفريات
- جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
- عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
- إعداد ملف السفر.
- إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
- إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.
• تنظيم محفوظات الإدارة
- تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
- تصنيف المحفوظات.
- ترميز المحفوظات. فهرسة المحفوظات.
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
- جلب الملفات عند طلبها.
• متابعة أعمال الإدارة
- تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.
• استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
- مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج
Word
- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج
Power point.
- إنشاء الجداول باستعمال برنامج
Excel
- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج
Out Look
- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج
Access.
- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
• إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
- إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
- تنسيق إجازات العاملين.
- رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
- تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
ارجو ارسال السيرة الذاتية على الايميل وكتابة عنوان الوظيفة في عنوان
[email protected]